Tôi tưởng tượng rằng, bạn nói rằng mình chẳng bao giờ có đủ thời gian
và rằng bạn chỉ là không thể đối mặt với 60 tá thứ tất cả cùng lúc.
Bằng cách nào bạn có thể thoát ra khỏi sự tăng lên tai hại đó? Nhiều
người chẳng bao giờ ngồi lại và tìm xem làm thế nào để làm việc thông
minh hơn, thay vì chăm chỉ hơn và thậm chí là những tiếng đồng hồ dài
hơn. Đây là 12 mẹo bạn nên làm theo:
1. Cải thiện kĩ năng kiểm soát thời gian của bạn
Nói dễ hơn làm? Ừ thì, không hẳn vậy, vì có một vài quy tắc đơn giản
mà có thể thực sự giúp bạn quản lí thời gian tốt hơn. Ví dụ như, khi đặt
ra một nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu, bạn cần tắt ngay điện thoại và phớt
lờ email của mình trước hết. Sau đó bạn cần loại bỏ bất kì ý tưởng nào
về việc làm nhiều việc một lúc vì điều đó sẽ làm bạn chậm lại và phá tan
sự tập trung của bạn. Cuối cùng, đặt ra một hạn chót hợp lí và làm mọi
việc trong khả năng của bạn để đáp ứng nó.
“Khi bạn được sinh ra, bạn được sinh ra với 30000 ngày. Như vậy
đấy. Việc vạch kế hoạch có chiến lược nhất tôi có thể đưa đến cho bạn là
nghĩ về điều đó.” – Ngài Ray Avery
2. Tăng tốc việc đánh máy và sử dụng những shortcut
Ở thời đại này, tất cả chúng ta đều là những nô lệ bàn phím. Vậy nên,
sao lại không tăng tốc việc đánh máy của bạn và cố gắng loại bỏ hiện
tượng dùng hai ngón để đánh. Đây chính xác là những gì tôi đang làm bây
giờ, vậy nên tôi không thể thành thật nói rằng tôi đang thực hành những
gì mình thuyết giáo! Nhưng sự giúp đỡ luôn sẵn có. Một trong những trang
web hay nhất là http://www.typing.com/ hoặc http://www.goodtyping.com/,
có kèm cặp bạn với những chỉ dẫn hoàn toàn miễn phí.
Việc sử dụng shortcut trên bàn phím là một công cụ tiết kiệm thời
gian khác và có thể tăng tốc công việc của bạn. Ví dụ như, nhấn F2 để
đổi tên một file đã chọn, trong khi CTRL + I sẽ giúp in nghiêng đoạn văn
đã chọn. Có rất nhiều những cái này; nếu bạn cố gắng tìm hiểu, chúng
thực sự có thể rất hữu ích.
3. Học cách sử dụng MACROS
Rất đáng để tải về chương trình này vì khi bạn phải thực hiện một
chuỗi những nhiệm vụ mang tính lặp lại tẻ nhạt (đặc biệt với những
chương trình như Excel), một MACRO sẽ làm điều đó với chỉ một cú kich
chuột. Giờ đây đó trở thành một cách tuyệt vời của việc làm việc thông
minh hơn, không phải là chăm chỉ hơn.
4. Dùng điện thoại thường xuyên hơn
Thay vì việc viết email, thường là tốt hơn nếu ta nhấc điện thoại lên
và nói chuyện với người có trách nhiệm. Nó tiết kiệm thời gian. Nếu
người đồng nghiệp đó làm việc trong cùng cơ quan, thậm chí còn tốt hơn
nếu bạn đến và nói chuyện trực tiếp với anh/cô ta. Nó cho phép bạn nghỉ
ngơi, bạn có thể tập chút thể dục và thực sự có kết nối con người – điều
đang trở nên hiếm hoi trong thế giới điện tử này.
5. Giữ một trang trên các trang của bạn
Nếu giống tôi, bạn có thể cũng nhận thấy rằng mình có một loạt trang
đang mở ở phía trên trình duyệt web. Để tìm ra cái bạn muốn, bạn phải
tìm kiếm chúng khi chúng không xuất hiện trên màn hình. Việc có quá
nhiều trang được mở ra cũng làm chậm trình duyệt của bạn. Một giải pháp
là sử dụng OneTab (1 cửa sổ), cái có thể giữ một danh sách gọn ghẽ trên
màn hình tất cả những trang khi bạn muốn nhanh chóng đi đến một trong số
chúng hoặc bạn muốn nhắc mình rằng cái nào bạn vừa mở.
6. Sử dụng một danh sách “việc đừng làm”
Ta đều đã biết về danh sách “việc cần làm” và tôi nhận ra rằng chúng
nhìn chung đều rất tuyệt. Chúng mang đến cho tôi một cảm giác tuyệt vời
về sự hoàn thành khi tôi gạch lần lượt từng nhiệm vụ khi đã làm xong.
Nhưng thường thì ta thấy rằng mình đang làm những việc không cần thiết
hoặc những cái mà có thể dễ dàng được trì hoãn. Đó là lí do tại sao
nhiều người giới thiệu danh sách “việc đừng làm”. Một vài người thích
cắt bớt một cách triệt để danh sách việc cần làm của mình trong khi
những người khác muốn có hai danh sách riêng biệt, “việc nên làm” và
“việc đừng làm”. Bạn chỉ phải tìm ra cái nào là tốt nhất cho mình khi
bạn đang cố gắng tiết kiệm thời gian quý giá để trở nên năng suất hơn.
7. Chào đón thất bại và chống lại chứng hoang tưởng
Khi thất bại nuôi dưỡng cái đầu xấu xí của nó, một vài người trở nên
khá hoang tưởng và sợ rằng điều này có thể trở thành một trào lưu. Những
dự án sẽ không suôn sẻ và thất bại nên được chào đón hơn là sợ hãi.
Việc học được bài học từ thất bại và phân tích những gì chưa đúng là
cách tốt nhất để tiến lên.
“Đừng thấy xấu hổ vì những thất bại của bạn, hãy học từ chúng và bắt đầu lại.” – Richard Branson
8. Thật chính xác
Việc nói huyên thuyên trong những cuộc họp, trong email và thậm chí
khi giới thiệu bản thân với những khách hàng mới có thể lãng phí rất
nhiều thời gian của người khác. Một cách là hãy luyện tập và trau chuốt
“bản tóm tắt cá nhân ngắn gọn”, cái mà có thể truyền đạt cho người đối
diện trong chỉ 30 giây hoặc thậm chí ít hơn lí do tại sao họ cần những
kĩ năng của bạn và cách họ có thể thu lợi từ việc làm kinh doanh với
bạn. Hãy nghĩ về những tình huống nơi mà điều này có thể hữu ích:
• Thiết lập những mối liên lạc mới
• Nói về mình trong một buổi phỏng vấn xin việc
• Gặp mọi người ở hội thảo hay tiệc tùng
• Gọi điện cho những khách hàng mới
9. Hỏi đúng câu hỏi
“Bạn có thể nói liệu một người có thông minh hay không bằng câu trả
lời của anh ta. Bạn có thể nhận định một người khôn ngoan hay không bằng
câu hỏi của người đó.” – Naguib Mahfouz
Làm thế nào để có được phản hồi? Bí mật là hãy hỏi đúng câu hỏi vào đúng thời điểm. Khi bạn làm điều này, bạn đang thu thập thông tin cần thiết để giúp ích trong việc đưa ra quyết định. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và bạn sẽ có thể cắt bớt những cuộc họp xuống mức tối thiểu.
Tạp chí Forbes báo cáo trong nghiên cứu mà họ đã tiến hành về việc
đặt đúng câu hỏi. Khi điều đó xảy ra, hiệu ứng tích cực được tăng lên
đến 400%. Cũng có những lợi ích khác trong động lực nhân viên và một tác
động tích cực lên lợi nhuận công ty.
“Nếu tôi có một tiếng đồng hồ để giải quyết một vấn đề và đời tôi
phụ thuộc vào nó, tôi sẽ dùng 55 phút đầu tiên quyết định đúng câu hỏi
để hỏi, vì một khi tôi biết được câu hỏi chính xác, tôi có thể giải
quyết vấn đề trong ít hơn 5 giây.”- Albert Einstein
10. Học nhiều nhất có thể
Bạn nên luôn luôn ở trong một mạch học hỏi không ngừng. Nhìn vào hồ
sơ các kĩ năng của bạn và quyết định nơi nào bạn cần lấp chỗ trống. Nói
chuyện với những nối kết và mạng lưới quan trọng trong vai trò phù hợp
của bạn. Hãy luôn cập nhật những trào lưu và sự phát triển. Đó là một
thế giới mà thực tế luôn luôn thay đổi. Khi một cơ hội xảy đến, bạn sẽ
là người được trang bị tốt nhất để nắm bắt nó vì bạn chưa bao giờ ngừng
học hỏi. Cũng là một cách làm việc thông minh hơn.
“Sống như thể bạn sẽ chết ngày mai. Học như thể bạn sẽ sống mãi mãi.” – Mahatma Gandhi
11. Chăm sóc nguồn lực lớn nhất của bạn
Không, nguồn lực lớn nhất của bạn không phải là thời gian. Đó là
chính bạn. Nếu bạn không ngủ, tập thể dục và thư giãn đủ, bạn sẽ thấy
rằng mình trở nên kém năng suất hơn rất nhiều. Bạn bắt đầu làm việc lâu
hơn, điều rõ ràng trái với mong muốn của bạn.
Điều bạn nên làm là dám chắc rằng mình đang ở hình thể tốt nhất. Rất
hữu ích khi nhớ rằng bạn cần một khoảng nghỉ chừng 15 phút sau mỗi một
tiếng rưỡi làm việc. Nghỉ ngơi và hít thở không khí trong lành là một
trong những cách tốt nhất để làm việc thông minh hơn, không phải chăm
chỉ hơn.
12. Đừng rơi vào bẫy của việc vừa làm việc chăm hơn, vừa thông minh hơn
Trong xã hội này, ta đang bị ám ảnh với việc thực hiện mọi việc một
cách thông minh hơn và nhờ vậy ta hiệu quả hơn và tiết kiệm được rất
nhiều thời giờ. Tuyệt vời đúng không! Điều quan trọng nhất cần nhớ là
chấp nhận khi nào ta sẵn sàng tắt máy tính và không lấp đầy thời gian
với thậm chí nhiều công việc hơn.
Cho chúng tôi biết trong phần bình luận phía dưới cách bạn đã xoay xở để làm việc thông minh hơn, thay vì chăm chỉ hơn.
Nguồn: Đừng Bỏ Cuộc
0 Comments